RPA在單據處理業務中的應用

發布于 2019-07-02

RPA (機器人流程自動化) 是通過軟件機器人模擬人力在電腦上的操作,完成人力在電腦上的規則明確、高度重復的工作以釋放員工潛力,降低運維成本,挖掘企業價值。RPA是實現企業數字化轉型的重要途徑。


對于大部分企業而言,會涉及的商務流程包括與供應商相關的流程(供應鏈的管理),與客戶相關的流程(銷售,營銷與客戶服務),支持性的流程(財務,人力)等。對此,業務專員的主要工作是在明確的規則之下進行數據的維護工作,包括數據的錄入、查詢、獲取、發送、校驗、審核、產生報告等,從而實現客戶信息管理、訂單管理、財務管理、物流管理等業務功能。


當RPA 應用于這些業務流程中時,將具有以下優勢:


1.效率的提升。對同一個流程而言,RPA軟件機器人的平均執行時間將比人的時間縮短30%以上,對工作時間而言,RPA工作時間為7x24,部署RPA機器人將顯著提高業務的執行效率。

2.準確率的提升。相比于人易疲勞,注意力下降..等特點,軟件機器人可以杜絕此類失誤,軟件機器人的業務準確率將是100%。

3.成本的節省和效益的提升。軟件機器人把員工從繁重的重復性工作中解放出來,去做更有創意,更有挑戰性的工作,為公司創造價值。

4.客戶滿意度的提升。更高的效率,100%的準確率將會顯著提高客戶的滿意度

5.高度的靈活性和擴展性。在商務流程的變更過程中,相比于重新培訓每一位員工,軟件機器人只需要簡單的切換到新版本的流程中,所有軟件機器人的將能按照正確的方式執行業務流程,另外針對業務的高低峰,軟件機器人分配和擴容將比人力資源的分配與擴充簡單的更多。

6.合規性和審核能力的提升。軟件機器人能嚴格按照既定的處理規則處理業務,極少出現異常情況,具有很強的合規性,同時軟件機器人在執行任務過程中能夠精準無誤、批量及時地提供審計追蹤所需數據,包括日志記錄和監控等,這將為審計提供有力支撐。


RPA應用場景:RPA在全球某領先的商務流程服務商中國分部的采購部門的應用


該公司采購部門的主要工作是向供應商下采購訂單,然后維護采購訂單系統的信息。具體商務流程如下:


當采購員在系統中生成采購訂單時,采購員需要將訂單提交給供應商,或以郵件發送或者在供應商網站上生成訂單的形式,下發到供應商。這時供應商的一般流程是先檢查這個訂單是否可接受,如果可以將會安排進行組裝生產,然后進行測試,如果測試通過,將會發貨,最后客戶會進行簽收。在這一流程中,不同的階段這個采購訂單將會在供應商的網站上呈現不同狀態和不同的信息,這些信息是需要同步到采購訂單系統中。另外基于采購系統,也需要不斷匯總所有的訂單信息,以便跟蹤所有訂單的狀態,保證訂單的周期在合理的范圍內。


當使用RPA技術后,軟件機器人通過在供應商系統和公司采購系統之間的交互操作,可以自動化訂單提交、訂單信息更新和訂單匯總的工作,從而解放采購員,讓其專注于異常(棘手)訂單的及時處理和更多供應商采購訂單的管理,極大的節省了公司的成本,提高了員工的產出,提升了客戶的滿意度。


RPA自動化案例:采購部助理取消訂單查詢


流程名稱:取消訂單查詢

所屬部門:采購部

業務需求采購助理需要在自己的信息系統中獲取當前所有未完成的采購訂單信息,然后登錄到供應商的網站中逐個進行訂單查詢,并與公司系統中的采購訂單逐條比對,找出被供應商部分取消的訂單或完全取消的訂單,然后發信詢問原因以便告知客戶并更新自己信息系統中的信息。

流程挑戰:

1.工作量大,耗時長;

2.比對工作繁瑣細節多,易出遺漏或錯誤;

3.采購助理工作滿意度低,易疲勞;

解決方案:使用Uipath RPA技術,自動化獲取公司系統的訂單信息和供應商網站上的訂單信息,并進行比對,最后產生報告,并發送給采購助理。 


RPA部署收益:

1.準確率提升。流程自動化后,Cancelled Order 的發現的準確率從90%提升到100%。

2.工作效率的提升。人工完成流程平均查詢比對500個訂單的人力投入是10人/小時,使用RPA后一個機器人完成查詢比對工作只需要約4小時,效率提升60%。

3.客戶滿意度提升。機器人每日執行查詢。Cancelled Order信息的更新時間縮短為一天,未使用RPA之前,每周查詢一次,Cancelled Order的信息的更新時間為一周,及時的查詢更新,顯著提升了客戶的滿意度。

 

RPA典型的適用場景還有庫存管理系統的信息維護,銷售系統的銷售訂單信息的錄入,更新與維護,客戶信息系統的更新與維護…這些典型的系統之間存在大量數據的轉換與流動。榮之聯為各行業客戶提供專業的全流程RPA服務,包括咨詢、設計、實施交付和培訓,助力企業實現降本增效。

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